Corona leert ons om nu plannen te maken

Thuiswerken roept gemengde gevoelens op en dat is logisch als je een sociaal dier bent. Nu voelt hij zich soms een 'Zoomiebo'. Zelfdiscipline is de sleutel tot succes om thuiswerken vol te houden, maar blijkt in de praktijk vaak lastiger dan gedacht. "De periode van corona moeten we aangrijpen om plannen te maken. Daar is nu tijd voor en daar worden we als ambtenaar voor betaald. Het verleden leert ons dat we dat te weinig hebben gedaan. Dat moet ons niet weer overkomen." Patrick van Norden is beleidsadviseur Wegen en Verkeersmanagement bij de MRDH.

"Bij het thuiswerken heb ik gemengde gevoelens. Als ik mij nu een keer verslaap ben ik na een snelle douche en een kop koffie zo achter de pc en aan het werk. Dat scheelt. Maar het fysieke contact mis ik enorm, net als het stukje fietsen tussen twee locaties in. Dat is heel erg ontspannend. Nu werk ik ogenschijnlijk heel efficiënt door de ene Zoom uit te klikken en de andere Teams te openen maar eigenlijk is het vooral vermoeiend."
"Naast de nadelen wil ik vooral benadrukken dat ik heel dankbaar ben dat ik werk heb. Je zal nu maar piloot zijn of werken in de horeca. Dan piep je wel anders. Maar ik ben een sociaal dier. En heb bewust gekozen voor een baan waarin je samenwerkt met gemeenten. Dat samenwerken gaat toch het beste als je elkaar ontmoet. Dus het gaat met ups en downs, er zijn goede dagen en slechte dagen. In onze Teams omgeving heb je de app working apart together waarin we lief en leed delen. Zoals het artikel over de Zoomiebo. Herkenbaar, ook ik voel me soms een Zoom-zombie."

 

Sleutels tot succes bij thuiswerken
"Om het vol te houden is er wel een aantal sleutels tot succes," meent Van Norden. "Denk aan goed agendabeheer. Met twee mensen kun je ook even bellen. Dat duurt meestal korter dan overleg via een beeldscherm en je kunt ondertussen even je benen strekken in de huiskamer of de tuin. Een vergadering met agenda en stukken doe je via een scherm en alle andere afspraken doe je telefonisch. Dat scheelt aanzienlijk in schermtijd. Als ik mijn agenda strikt in de gaten houd, heb ik niet meer overleggen dan vroeger. Maar zoals we allemaal weten zijn de maanden oktober en november de maanden van de congressen en beurzen. Die gaan allemaal digitaal door. Waar je voorheen niet op een dag van Zwolle naar Maastricht ging, kan dat digitaal wel. De vraag is of je het moet doen. Doordat het zo makkelijk is laat je je ertoe verleiden maar het is beter om selectiever te zijn. Een tip is ook: kijk naar de tijd die je uittrekt voor een vergadering. 55 minuten wordt vaak een uur en dan zit er tussen twee overleggen geen ruimte meer. 50 minuten is wat dat betreft beter of plan het ruimer, bijvoorbeeld anderhalf uur in plaats van een uur. En zelfdiscipline! Voorheen kon je ook niet overal bij zijn en dat kan nu nog steeds niet."

Week van het thuiswerken
"De MRDH als werkgever doet er van alles aan om ons betrokken en gezond te houden. Zo wordt voor medewerkers van 30 november tot en met 11 december de Week van het Thuiswerken georganiseerd met een proeverij van webinars en lezingen over relevante onderwerpen. Er zijn online lezingen over digitale werkvormen, over teamverbinding en wat het effect van langdurig thuiswerken is op de onderlinge verbondenheid. Er worden praktische handvatten gegeven om effectiever online te vergaderen, om de werk-privébalans gezond te houden en er is de mogelijkheid tot een thuiswerkplek check," somt Van Norden op.

Bij onbekenden schiet je in de inhoud
"Ik merk dat er een groot verschil is in het samenwerken met personen die je kent en met nieuwe mensen. Wanneer je elkaar kent neem je even de tijd om te vragen hoe het gaat of naar welke school de kinderen gaan. Maar bij het opstarten van een nieuw project met onbekenden heb je de neiging snel de inhoud in te schieten. Bij een nieuw digitaliseringsproject dat we onlangs startten met veel nieuwe mensen investeren we in het persoonlijk contact. We plannen daarvoor elke vrijdagmorgen een digitaal koffiehalfuurtje in. Want als je mensen kent kun je ook beter samenwerken. We zijn steeds op zoek naar nieuwe manieren van samenwerken en naar nieuwe 'energizers'. Ik vind het opvallend dat mij nog nooit is gevraagd om staand te vergaderen terwijl we weten dat je dan een hele andere dynamiek krijgt."

Ontspanning tussendoor
Ondanks alle goede voornemens heb ik nu vooral heel veel schermtijd. Ik neem mijzelf elke dag voor om af en toe te pauzeren maar door de berg werk die er ligt komt het er niet van. Zelfs de lunch moet ik goed inplannen anders schiet die er ook bij in. Het ligt aan mijzelf. Op het werk nam ik daar wel de tijd voor. Daar waren ook altijd wel collega's die vroegen of je tussen de middag even een rondje meeliep al was het maar naar de Albert Heijn om een broodje te kopen. Nu staat die lunch al klaar in de koelkast."

Zelfde kleding, wel sloffen
"De kleding die ik draag is exact hetzelfde als toen ik naar mijn werk ging. Ik was al niet zo van het jasje en dasje. Ooit moest ik op bezoek bij een bestuurder en had mij daar netjes voor aangekleed met colbertje. Toen ik daar aankwam zat de wethouder in spijkerbroek en zei: "Sorry hoor, het is vrijdag en ik ben ook maar een mens." Maar een gescheurde spijkerbroek gaat mij te ver. Wel draag ik sinds maart vaker mijn sloffen dan ik ooit gedaan heb."

Sturen van verkeer
"Via de NDW winnen we structureel data in over de doorstroming van de wegen. We weten precies hoe het ervoor staat: het is rustiger geworden op de wegen sinds corona. Ook de cijfers van Flitsmeister laten dat zien," zegt Van Norden. "De afname van het verkeer is minder dan de afname van het aantal ov-reizigers. En dat is logisch: veel kantoormensen gingen met de fiets of het ov naar het werk en die werken nu grotendeels thuis. We hebben altijd gezegd dat als er 3 a 4 % van het verkeer uit de spits gaat je het verkeer beter kan sturen. En dat is nu het geval. Natuurlijk zijn er nog steeds wel pechgevallen en ongelukken die voor files en vertraging zorgen maar het sturen gaat nu makkelijker, het blijft wel nodig. Zeker met de wegwerkzaamheden die er allemaal aan komen! Als zowel de A13 als de A4 vol staat, wat de afgelopen jaren regelmatig gebeurde, ben je de regelruimte kwijt. Nu kan je mensen een alternatief geven anders dan aansluiten in de file op de A13 of A4. En dat is mooi want dan kan je het verkeer die kant op sturen waar het het meest rustig is."

Laat ze maar in de file staan
Van Norden: "Onze speerpunten op het gebied van de wegen zijn niet gewijzigd: we kijken naar files maar vooral naar betrouwbaarheid. Heb je elke dag 5 minuten vertraging dan calculeer je dat in. Ben je er de ene dag 10 minuten eerder en de andere dag een half uur later, dan wordt het vervelend. Door corona verandert het beleid van verkeersmanagement niet zozeer. We horen wel eens: "Doe niet zo moeilijk, laat ze maar gewoon in de file staan dan leren ze het wel af." Maar in die file staat ook de logistiek en de zakelijke reiziger. Je wilt dat de economie zo min mogelijk schade oploopt door de files."

Ombouwen kantoorruimtes
"Wanneer er straks een vaccin is en we zijn allemaal ingeënt, dan gaan we eerst massaal op weg naar het werk. We hebben elkaar gemist en willen dat in het begin inhalen door zoveel mogelijk op de zaak te zijn. Mensen vinden het sociale aspect zo belangrijk dat we liever in de files staan dan thuis blijven. Maar ook dat ebt weer weg. Daarna werkt iedereen weer 1 of 2 dagen thuis. Want we hebben de smaak nu wel te pakken, al was het maar door het verminderen van de reistijd. Veel zal afhangen van het feit of je goed kan hybride vergaderen (de helft vergadert vanuit huis, de andere helft zit op kantoor) . In een kantoortuin is dat niet handig. De vraag is of alle kantoren worden omgebouwd naar ruimtes waar je én met elkaar kan samenwerken én goed met een paar personen hybride kan vergaderen. Dat is best een uitdaging. Want achter je werkplek is dat niet handig. Niet voor jezelf en niet voor je collega's. Vroeger werkte ik veel op kantoor, hooguit op vrijdag probeerde ik thuis te werken en dat deed ik ook voor of na een vergadering in bijvoorbeeld Utrecht. Onderdeel van mijn werk is dat ik samen met de gemeenten aan de slag ga, dan moet je ze ook opzoeken en dat doe ik graag. We hebben hier gelijk het knelpunt te pakken: Ik denk dat ik redelijk terug zal vallen in mijn oud gedrag," zegt Van Norden.

Denk meer vooruit!
Van Norden: "In deze tijd van crisis is het soms lastig te bepalen welke projecten wel en niet door moeten gaan en het is verleidelijk om snel te bepalen dat projecten stopgezet kunnen worden. Maar de les voorafgaand aan corona heeft ons geleerd dat we te weinig vooruit hebben gedacht. De groei van het autoverkeer en in het ov overkwam ons. Nu hebben we wel tijd om plannen te maken. Dat moeten we dan nu ook doen. Het is altijd lastig om aan de slag te gaan als er nog geen probleem is maar als ambtenaar word je betaald en door de politiek aangestuurd om zaken voor te zijn. En zo moeten we ook handelen. Het bedrijfsleven vraagt ons om niet de hand op de knip te houden maar te blijven investeren in de aanleg en onderhoud van wegen, fietspaden en innovatieve projecten. Ook in het belang van de toekomst. Kijk naar die mooie parkshuttle in het Rivium. Er zal nu niet veel animo zijn om er in te gaan zitten maar die tijd komt nog wel en dan is hij af en kunnen we er volop gebruik van maken."