Stappen zetten in efficiency, duurzaamheid en kostenbesparing

Wanneer je de wens hebt te innoveren en met een frisse blik naar je productieproces te kijken is er veel winst te behalen. Het hoeven niet altijd grote stappen te zijn want je moet wel het personeel meenemen. Maar met veel kleine stapjes maak je ook een reuze sprong. "De afgelopen maanden werken we veel efficiënter, rijden we veel minder ritten en is er een besparing van 10 - 15% aan brandstof." Frans Kern is directeur Vastgoed Service en Peter Pronk operationeel manager. Samen zetten ze het LEAN continu verbetertraject in gang.

"We komen vanuit een grotere organisatie waarin werd samengewerkt door DUWO en Woonbron. Deze laatste besloot om uit de samenwerking te stappen en daardoor zijn we eigenlijk met onze bedrijfsvoering opnieuw gestart. Dat gaf mogelijkheden om met een frisse blik naar ons productieproces kijken. Vastgoed Service is een jong en slagvaardig bedrijf met 24 medewerkers dat in opdracht van DUWO (studentenhuisvesting) de reparaties en onderhoud uitvoert aan studentenhuizen in onder andere Delft, Leiden en Den Haag. "We bedienen in totaal zo'n 35.000 verhuureenheden," zegt Kern. Peter Pronk vervolgt: "Studenten kunnen voor het dagelijks onderhoud en bij technische mankementen in hun huis contact met ons opnemen. Onze eigen vakmensen of die van onze co-makers zorgen er dan voor dat de klacht wordt verholpen. Onze service gaat van verstopte toiletpotten tot lekke kozijnen en het gebeurt ook wel dat ons Klant Contact Center midden in de nacht wordt gebeld omdat een student zijn sleutel is vergeten en voor een dichte deur staat. Ook die helpen we natuurlijk.

10 x kleine stap is grote sprong
Kern: "In 2019 zijn we gestart met het LEAN continu verbetertraject. Daarbij zet je stappen om meer efficiency te bereiken, duurzaamheid en kostenbesparing. Het gaat met kleine stappen tegelijk omdat we willen dat onze medewerkers aangehaakt blijven en meedoen. Gaan we te hard, dan lopen we voor de muziek uit en haken er mensen af. Daarom nemen we iedere keer kleine stappen maar we nemen ze wel en tien keer een kleine stap is bij elkaar een reuze sprong. We zijn niet bevreesd om veranderingen door te voeren: als het verkeerd uitpakt doen we een stapje terug."

Voorraadbeheersing scheelt zestig ritten per week
Kern: "In het gehele veranderingsproces zijn we logischerwijs gestart bij de student, onze klant. Die wil het gehele proces van aanmelden tot afhandelen digitaal hebben. Dus daar hebben we voor gezorgd. Vervolgens namen we het proces van bevoorrading onder de loep en daar was veel winst te behalen. De vakmensen waren gewend om de materialen per dag op te halen bij de technische groothandel. Met Mastermate hebben we nu afspraken om dat tot een minimum te beperken. We werken met hen via het principe van voorraad op consignatie. Ze brengen een keer per week de voorraden naar ons bedrijf. Onze vakmensen halen het daar een keer per week op en vullen daarmee hun bus aan. Iedere keer dat ze iets uit de bus pakken om te gebruiken wordt het product gescand en zo weet Mastermate welke voorraad aangevuld moet worden Op die manier is de voorraad dynamisch en ontstaan er geen tekorten waardoor je op het laatste moment weer iets moet gaan bijhalen. Alles bij elkaar scheelt het zo'n zestig ritten per week. En dat niet alleen: als medewerkers naar de leverancier gaan, zijn ze niet aan de slag, ze staan daar als het tegenzit te wachten om geholpen te worden, kopje koffie, komen een oud collega tegen. Enfin: efficiency is dan ver te zoeken. Mastermate kan als het nodig is ook werken als 'Pizzakoerier' zoals ze het zelf noemen. Mocht er bij een project toch een onderdeel ontbreken dan komen ze het brengen omdat zij overdag bij meerdere klanten materialen afleveren. Maar door ons geautomatiseerde systeem komt dat slechts een enkele keer voor."

Digitale opdrachtbon met geoptimaliseerde route
Ook de opdrachtbonnen zijn gedigitaliseerd. Pronk: "Onze medewerkers hebben allemaal een IPhone 11 waarop de planning staat. Ze weten zo precies waar ze morgen naar toe moeten en er wordt een geoptimaliseerde route aangegeven. Vanuit huis gaan ze direct naar de klus en daarbij kunnen ze zelf bepalen of ze iets eerder of later willen starten. De kantoormedewerkers proberen te carpoolen en buiten de spitsen te rijden. Nu met corona werkt het kantoorpersoneel zoveel mogelijk thuis en overlegt het management via Teams en Zoom. Dat was wel even wennen. We zaten ineens 8 uur per dag achter een beeldscherm, dat is onze branche niet gebruikelijk. Vaak vergaten we te eten. Maar nu plannen we tussendoor een korte pauze in. Dat heb je ook als je reist. Als er nu een probleem is op een project maakt de vakman via Face-time verbinding en kijken we op afstand mee. Na corona blijven we ook veel meer via het scherm werken, daar waar het kan. Maar het beeldscherm doet wel afbreuk aan het persoonlijk contact, dus 1 keer per maand zullen we na corona wel face-to-face contact hebben met klanten en relaties."

Daling brandstofverbruik
Pronk: "Alle medewerkers hebben een black box, zeg maar een app in de auto waarop precies is af te lezen hoe hard ze rijden, hoe vaak ze tanken, maar ook hoe vaak ze naar de zaak en de leverancier gaan. Daar leren we veel van. Ons doel is om het rijgedrag aan te passen naar zuinig en veilig rijden.
Om het benzineverbruik omlaag te krijgen kijken we ook weer naar de voorraad. We weten precies wat er in de bus ligt en we weten per product wat het weegt. De regel is: 1 product erin en 2 eruit, te beginnen met de zware producten. Door ons voorraadbeheer weten we welke producten zelden gebruikt worden, die kunnen uit de bus. Een overkill aan producten is niet meer nodig, dat is alleen maar loos gewicht. Alles bij elkaar is ons brandstofverbruik de laatste maanden met 10 a 15% gedaald."

Innoveren en voorop lopen
Samen met de gemeente Delft denken we na over zero emissie. Bedoeling was dat onze voorman in een nieuwe hybride Volkswagen bus als opvolger van de Caddy zou gaan rijden. Maar we hebben vorige week gehoord dat die toch niet wordt gemaakt. Volkswagen wacht nog een paar jaar en komt dan met een volledig elektrische bestelbus. Dat is wel een tegenslag. Wij willen wel maar de busfabrikanten zijn nog niet zover. We moeten nog even bedenken wat we nu gaan doen: wachten of overgaan op een ander merk. En welk dan? Hoewel we als bedrijf niet zo groot zijn, willen we toch innoveren en voorop lopen. Daarom zijn we ook partner van Bereikbaar Haaglanden en Rijnland. De logistiek makelaar helpt ons met kennis en inspiratie. Mobiliteit en duurzaamheid is niet onze core business maar zijn wel speerpunten. Door goede adviezen te krijgen kunnen we het oppakken en zo hebben we al wel heel veel winst behaald en daar zijn we blij mee."